Demande de conciliation

RÈGLES ADMINISTRATIVES DE LA CONCILIATION
Telles qu’adoptées par le Conseil du Barreau de Montréal le 30 août 2023

CHAPITRE I : DÉPÔT D’UNE DEMANDE DE CONCILIATION

Demande de conciliation
1. Conformément aux articles 153 à 159 de l’Entente du 4 décembre 2020 entre le ministre de la Justice et le Barreau du Québec concernant le tarif des honoraires et les débours des avocats dans le cadre du régime d’aide juridique et concernant la procédure de règlement des différends (ci-après l’ « Entente »), l’avocat(e) peut recourir à la conciliation par un avis écrit au directeur général du centre régional (ci-après le « Directeur général »), à la Commission des services juridiques (la « C.S.J. »), ainsi qu’à la section du Barreau du Québec à laquelle il(elle) appartient.

Formulaire de demande de conciliation
2. Dans le cadre d’une demande de conciliation, le Formulaire de demande de conciliation (le « Formulaire ») constitue l’avis écrit au Barreau de Montréal requis par l’article 156 de l’Entente.
3. L’avocat(e) doit compléter un (1) Formulaire par client, par numéro de dossier du Centre communautaire juridique (« C.C.J. »).
4. L’avocat(e) indique sur le Formulaire les numéros de chaque facture faisant l’objet d’une mésentente relative au même dossier du C.C.J.
5. Les documents suivants doivent être produits avec le Formulaire :
(i) Tous les avis de paiement, avis de révision ou avis de refus de la C.S.J. qui font l’objet d’une mésentente;
(ii) Toute la facturation de l’avocat(e) qui fait l’objet d’une mésentente;
(iii) Dans le cas d’une demande de considération spéciale : la ventilation à l’appui;
(le Formulaire et les documents sont ci-après collectivement désignés par « Demande »)
6. La Demande doit être produite en format PDF par l’entremise de la plateforme Web du Barreau de Montréal.
7. Aucun dossier de conciliation ne sera ouvert si la Demande n’est pas complète ou si elle n’est pas transmise conformément aux modalités du présent CHAPITRE.

CHAPITRE II : MISE AU RÔLE D’UNE DEMANDE DE CONCILIATION

Confection du rôle
8. Le calendrier des disponibilités pour la tenue des séances de conciliation est publié sur le site Web du Barreau de Montréal et il se divise comme suit (« Plages horaires ») :
a. En avant-midi, de 9h30 à 12h00;
b. En après-midi, de 14h00 à 17h00.
9. Lorsqu’il(elle) produit une Demande, l’avocat(e) doit soumettre cinq (5) Plages horaires durant lesquelles il(elle) est disponible parmi les dates publiées au calendrier des disponibilités.
10. La confirmation de la date et de l’heure de la séance est transmise à l’avocat(e) par courriel dans un délai d’au plus 10 jours ouvrables.

Ajout ou « remplacement » d’une Demande déjà fixée au rôle
11. Tout(e) avocat(e) qui souhaite faire ajouter ou « remplacer » une Demande au rôle de la Plage horaire qui lui a déjà été attribuée doit en faire la demande par écrit au Barreau de Montréal au moins 10 jours ouvrables avant la date de la séance.
12. Le Barreau de Montréal transmet son autorisation par écrit dans les 5 jours, après consultation de l’avocat(e) désigné(e) par le Directeur général et du conciliateur ou de la conciliatrice qu’il a désigné(e).

Retards et annulations
13. Toutes les parties à la conciliation doivent faire preuve de diligence lorsqu’elles ont connaissance du fait qu’elles auront un retard ou ne pourront assister à une séance de conciliation déjà fixée et informer sans délai les autres parties et le Barreau de Montréal par courriel.
14. Tout retard de plus de 15 minutes entraîne l’annulation de la séance de conciliation.
15. Afin d’assurer la bonne administration des rôles de conciliation, tout avocat(e) qui annule, sans motif jugé sérieux par le Barreau de Montréal, sa participation à une séance de conciliation à moins d’un (1) jour ouvrable de préavis verra ses dossiers fixés au pied du rôle des Plages horaires qu’il(elle) aura choisies pour une période de 12 mois à compter de sa dernière annulation.

CHAPITRE III : DÉROULEMENT DES SÉANCES DE CONCILIATION

Principe
16. Conformément à l’article 159 de l’Entente, le déroulement d’une séance de conciliation implique la participation des parties à une rencontre, laquelle se déroule par le biais d’une plateforme de visioconférence.

Confidentialité
17. Les parties reconnaissent que la conciliation est un processus volontaire et confidentiel et à cet effet, elles s’engagent à préserver la confidentialité de ce qui est dit, écrit ou fait à toutes les étapes du processus.
18. Afin de préserver la confidentialité des échanges, les séances de conciliation se déroulent :
a. à huis clos;
b. par l’entremise d’une plateforme technologique sécurisée et encryptée choisie par le Barreau de Montréal; et
c. à caméra ouverte pour toutes les parties.
19. Il est interdit d’enregistrer la séance par quelque moyen que ce soit.

Comportement général
20. Les parties font preuve de respect entre elles et envers le personnel du Barreau de Montréal en tout temps.

Représentation
21. Tout(e) avocat(e) qui souhaite se faire représenter par un(e) collègue dans le cadre d’une séance de conciliation doit en informer le Barreau de Montréal par écrit au moins 10 jours ouvrables avant la date de la séance.
22. L’avocat(e) qui se fait représenter transmet les coordonnées complètes du(de la) collègue qui agira pour lui(elle).
23. L’avocat(e) qui agit pour son(sa) collègue doit être disponible à la date et à l’heure fixée pour la séance.
24. L’avocat(e) qui agit pour son(sa) collègue est présumé(e) avoir la même connaissance du dossier que l’avocat(e) au dossier et il(elle) doit avoir en sa possession toute la documentation nécessaire pour le bon déroulement de la séance.
25. L’avocat(e) qui se fait représenter comprend et accepte qu’il(elle) sera lié(e) par l’issue de la séance de conciliation.
26. En cas de non-respect des articles 21 à 25, le Barreau de Montréal peut reporter la séance de conciliation à une date ultérieure. Le cas échéant, il en avise les parties.

Refus de participer et refus de concilier
27. L’avocat(e) qui refuse de participer à une séance de conciliation selon les modalités prévues au présent Règlement est réputé(e) se désister de toutes ses Demandes fixées au rôle de la Plage horaire et les dossiers seront fermés sans conciliation ni examen;
28. Le conciliateur ou la conciliatrice désigné(e) par le Barreau de Montréal peut refuser de tenir la séance de conciliation ou y mettre fin à tout moment si l’avocat(e) :
(i) Quitte la plateforme technologique sécurisée et encryptée choisie par le Barreau de Montréal et/ou ferme sa caméra;
(ii) Enregistre la séance;
(iii) Manque de respect envers une partie;
(iv) Se fait représenter sans en avoir informé le Barreau de Montréal au préalable tel que prévu aux paragraphes 21 et suivant;
29. Le cas échéant, le dossier sera fermé sans conciliation ni examen.

CHAPITRE IV : ENTRÉE EN VIGUEUR ET DISPOSITIONS TRANSITOIRES

30. Les présentes règles administratives entrent en vigueur le 10 octobre 2023.
31. Le CHAPITRE I des présentes s’applique à toute demande de conciliation reçue à compter de la date d’entrée en vigueur.
32. Le CHAPITRE II des présentes s’applique à toute demande de conciliation fixée sur un rôle à compter de la date d’entrée en vigueur.
33. Le CHAPITRE III des présentes s’applique à toute demande de conciliation déjà fixée sur un rôle et dont la tenue est prévue à compter de la date d’entrée en vigueur.